Dokumentenmanager (m/w/d)

Du übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.

Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des EDMS (Electronic Document Management System für das Projekt).

Ausserdem sind folgende Aufgaben essentieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs:

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung
• Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer
• Du führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.
• Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.
• Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung
• Dein Kommunikationstalent hilft Dir alle kritischen Themen mit dem Projektteam anzuschauen, um sicherzustellen, dass Risiken angemessen behandelt werden
• Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.
• Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.
• Die Verfolgung einer noch offenen Dokumentation und Dokumentationsfragen.
• Die Planung des Übergabebedarfs und die Einbindung dieser in allen Projektphasen.

Du bist eine leistungsstarke, ausdauernde und teamfähige Persönlichkeit. Du besitzt Erfahrungen im Hinblick auf die Anforderungen für die Implementierung und Verwaltung der Projektdokumentenkontrolle. Darüber hinaus erfüllst Du folgende Kriterien:

• >3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen Projekten
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich
• Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen / -konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement (z.B. COMOS / Viewpoint / Fieldview / Dalux / Conclude / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)
• Starke Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Treibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

• Company Laptop
• Company Cell Phone
• Working from home
• Financial support for Home Office workplace
• 2 Options for pension fund contracts
• Flat hierarchies
• Flexible Working Hours
• Highest safety standard
• Allowance for cycling commuters
• U-Abo for commuters
• Full access to LinkedIn Learning
• Worldwide travel insurance
• Part-time possibility
• Possibility of unpaid leave
• Full payment in case of sick leave until the 30th day
• Complimentary accident insurance
• Employee referral programm
• 25 vacation days
• Overtime hours can be fully compensated
• Opportunities for international projects
• Comprehensive expense reimbursement policy

Dich erwartet eine interessante Herausforderung für die Gestaltung Deines Verantwortungsbereichs sowie die Chance, Dich in einem vielseitigen, dynamischen Unternehmen mit einem motivierten Team fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Dein Arbeitsort ist die Region Basel mit Einsatzorten in der europäischen Region in Kombination mit Home Office.

Share this Job!